8 Tipps für ein gelungenes Arbeitszeugnis

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8 Tipps für ein gelungenes Arbeitszeugnis

Kürzlich bat mich eine Mandantin um rechtliche Prüfung ihres Arbeitszeugnisses. Sie hatte ihren Arbeitgeber wegen eines attraktiven Jobangebots verlassen. Schon beim ersten Überfliegen fielen mir erhebliche Mängel auf. Einzelne Bewertungsteile fehlten und die Einzelbewertungen sowie die Gesamtnote entsprachen nicht durchgängig dem, was meine Mandantin erwartet hatte. „Und das nach allem, was ich dort geleistet habe“ entgegnete sie enttäuscht, als ich ihr die Mängel aufzeigte. Ich riet ihr, sich mit ihrem ehemaligen Arbeitgeber in Verbindung zu setzen und um Korrektur zu bitten.

Arbeitnehmer haben bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses einen Anspruch auf Ausstellung eines schriftlichen Zeugnisses durch ihren Arbeitgeber – das Arbeitszeugnis. Auf Verlangen des Arbeitnehmers muss das Zeugnis auch Angaben zu Leistung und Verhalten enthalten (qualifiziertes Arbeitszeugnis). Der Anspruch ergibt sich aus § 109 der Gewerbeordnung.

Fehlerhafte Arbeitszeugnisse sind leider keine Seltenheit. Für Personalabteilungen ist die Zeugniserstellung eine zeitaufwändige und meist undankbare Aufgabe, die bei steigender Arbeitslast  zuweilen an den Azubi oder die Werkstudentin delegiert wird. In kleineren Unternehmen schreibt der Chef Zeugnisse oft noch selbst. Wie ein Zeugnis technisch und rechtlich auszusehen hat, wissen dabei die Wenigsten und so wird aus alten Zeugnissen oder Quellen im Internet schnell etwas zusammengebastelt. Das Ergebnis erinnert leider oft an das Sprichwort „Das Gegenteil von gut ist gut gemeint“. Im Fall meiner Mandantin wanderte der Entwurf noch mehrere Male zwischen ihr und ihrem Arbeitgeber hin und her, da um jede einzelne Formulierung gefeilscht wurde. Richtig zufrieden war sie mit dem Endergebnis nicht, aber sich dafür vor Gericht zu streiten, schien ihr unverhältnismäßig.

Warum so viel Aufhebens um das Arbeitszeugnis? In unserer globalisierten, dynamischen Arbeitswelt scheint die deutsche Tradition der Arbeitszeugnisse fast antiquiert. Viele Arbeitgeber halten Zeugnisse für nicht aussagekräftig, weshalb diese z.B. bei High-Tech-Unternehmen und Start-ups im Bewerbungsverfahren kaum noch Beachtung finden. Hier entscheidet häufig das persönliche Interview, ggf. mit Unterstützung von algorithmischen Verfahren und der Probearbeit.

Im deutschen Mittelstand und in traditionellen Großunternehmen wirft man dagegen weiterhin gern einen Blick in die Arbeitszeugnisse, bevor ein Angebot gemacht wird. Eigenartige, doppeldeutige Formulierungen erwecken dabei beim Leser genauso das Misstrauen wie das Weglassen einzelner Komponenten. Dies kann zur Absage oder zumindest zu einem Referenzcheck führen, der ohne sorgfältige Vorbereitung auch nach hinten losgehen kann.

Fällt das Arbeitszeugnis aber durch guten Stil auf, gibt einen authentischen Einblick in Hauptaufgaben, Projekte und lässt die Persönlichkeit des Kandidaten durchblitzen, kann dies in einem knappen Rennen durchaus den Ausschlag geben. Mag sein, dass Arbeitszeugnisse bei der Personalauswahl zukünftig an Bedeutung verlieren werden, aktuell sollten Sie dabei weiterhin nichts dem Zufall überlassen.

Während meiner langjährigen Tätigkeit im Personalmanagement und als arbeitsrechtliche Beraterin habe ich viele Erkenntnisse zu diesem Thema sammeln können. Worauf es bei einem guten Arbeitszeugnis ankommt und wie Sie es bekommen, habe ich für Sie im Folgenden zusammengefasst:

1. Frühzeitig vorsorgen
Bei eigenem Positions- oder Vorgesetztenwechsel können Sie um ein Zwischenzeugnis bitten. Dies bietet sich insbesondere dann an, wenn Sie sich von den bisherigen Verantwortlichen eine gute Bewertung versprechen.  Betrifft das Zwischenzeugnis einen nicht unerheblichen Zeitraum des Arbeitsverhältnisses, kann von der Bewertung im Endzeugnis nur aus triftigen Gründen abgewichen werden.

2. Nach Eigenkündigung schnell handeln
Viele warten erstmal ab, nachdem sie gekündigt haben. Schließlich freut man sich auf die neue Aufgabe und plant vielleicht Urlaub. Besser ist es, direkt ins Gespräch mit Vorgesetzen und Personalabteilung zu gehen. Das gilt umso mehr, wenn kurze vertragliche Ausschlussfristen greifen. Meine Empfehlung: Bieten sie an, selbst den ersten Zeugnisentwurf zur Abstimmung zu fertigen. Oft freut sich der Arbeitgeber über die Arbeitserleichterung und jetzt sind Sie am Zug! Es gibt einige gute und preiswerte Zeugnisbücher am Markt, die die Gesamtstruktur erläutern sowie Textbausteine für die Notenstufen (Note 1 – 5) für alle relevanten Beurteilungskategorien enthalten. Wenn Sie das Zeugnis lieber nicht selbst erstellen möchten, können Sie den Service zahlreicher Dienstleister für die Zeugniserstellung nutzen oder einen Rechtsanwalt mit Arbeitsrechtsschwerpunkt damit beauftragen. Damit sind Sie auf der sicheren Seite.
Für die Frage nach der Gesamtnote im Zeugnis ist ihr Vorgesetzter der erste Ansprechpartner. Sie können sich dabei zusätzlich an bisherigen Jahresbeurteilungen oder einem Zwischenzeugnis orientieren. Im Zweifel ist eine Gesamtnote „sehr gut“ im Zeugnisentwurf immer ein guter erster Aufschlag.
Will die Personalabteilung das Zeugnis doch lieber selbst schreiben, dann können Sie zumindest mit einer vorformulierten Tätigkeitsbeschreibung zur Qualität beitragen. Neben den Hauptaufgaben aus der Stellenbeschreibung enthält diese wichtige Arbeitsergebnisse, erfolgreiche Projekte, und erworbene Zusatzqualifikationen (ideal in Textformat für einfaches Copy & Pace).

3. Vorsicht bei Kündigung durch den Arbeitgeber
Eine arbeitgeberseitige Kündigung ist für den Betroffenen nicht leicht zu verdauen und einige befürchten einen Karriereknick. Da die Arbeitgeberkündigung in Wirtschaftsunternehmen leider fast zur Tagesordnung gehört, meist ohne Verschulden des Arbeitnehmers erfolgt und die Arbeitsmarktlage für Bewerber günstig ist, ist diese Sorge meist unbegründet. Allerdings ist in dieser Situation Vorsicht geboten, insbesondere beim Zeugnis, da Inhalt und Gesamtbewertung streitig sein können. Droht Ihnen eine Kündigung, lassen Sie sich – zur Sicherung Ihrer Rechte – umgehend von einem Anwalt für Arbeitsrecht beraten (z.B. hinsichtlich einer Kündigungsschutzklage). Im Rahmen des (Abfindungs-) Vergleichs kann unter anderem das Arbeitszeugnis geregelt werden, was sich positiv für Sie auswirken kann. Achtung: Häufig findet man im Vergleich einen formelhaften Satz, wonach Anspruch auf ein „wohlwollendes Zeugnis besteht, das dem beruflichen Fortkommen dient“. Das hört sich gut an, hilft Ihnen aber nicht weiter. Damit ist allenfalls eine Note „befriedigend“ zugesichert und keine wohlwollende Schlussformel (siehe dazu auch Punkt 7). Ich empfehle meinen Mandanten eine Formulierung im Vergleich, die die Gesamtnote ausdrücklich benennt (z.B. „sehr gut“ oder „gut“) und eine übliche Schlussformulierung mit Bedauern enthält. Außerdem kann hier auf einen, als Anlage beigefügten, Entwurf des Arbeitszeugnisses Bezug genommen werden, von dem nur aus wichtigem Grund abgewichen werden kann.

4. Keinen Bewertungsbaustein auslassen
Ein qualifiziertes Arbeitszeugnis besteht aus einer Anzahl an Einzelbewertungen und einer Gesamtbewertung. Hier die einzelnen Beurteilungsbausteine:

  • Fertigkeiten, (Fach-)Kenntnisse
  • Arbeitsbereitschaft
  • Qualität der Arbeit: Arbeitsweise, Arbeitstempo, Effizienz
  • Arbeitsergebnisse, erzielte Erfolge
  • Arbeitsvermögen
  • Berufliches Engagement
  • Ausdrucksvermögen, Auffassungsgabe
  • Besondere Fertigkeiten

Je nach Position zusätzlich:

  • Führungskompetenz
  • Verhandlungsgeschick

Außerdem wird das interne sowie externe Sozialverhalten beurteilt.

Falls ein Baustein im Zeugnis fehlt, signalisiert dies dem aufmerksamen Leser, dass in diesem Bereich Probleme liegen könnten. Bitte achten Sie deshalb darauf, dass jeder Baustein bewertet wird. Das geschieht im Normalfall mit einem Satz pro Baustein. Wollen Sie eine Einzelbewertung besonders hervorheben, können Sie auch zwei, sich ergänzende Textbausteine dafür wählen.

5. Niemand glaubt mehr an Superhelden…
Wenn Ihnen beim Durchlesen des Zeugnisentwurfs die Schamesröte ins Gesicht steigt und Sie sich und Ihren Job kaum wiedererkennen, wurde eventuell zu dick aufgetragen. Allzu viele Superlative und generische Beschreibungen sind nicht nur langweilig für den Leser, sondern können unglaubwürdig wirken. Ein insgesamt „sehr gutes“ Zeugnis mit ein bis zwei „guten“ Einzelbewertungen ist immer noch top, wirkt aber eventuell authentischer.  Zusätzlich zu den Bausteinen können Sie auch einen frei formulierten Satz einfügen, z.B. O-Töne von Vorgesetzten zu Ihnen und ihren Stärken. Die Wörter, die in Zeugnissen wohl am häufigsten genutzt werden sind „sehr“ und „stets“. Aus gutem Grund, da damit in Zeugnisbausteinen zwischen verschiedenen Notenstufen differenziert wird.  Trotzdem, ständige Wortwiederholungen lesen sich nicht schön. Streuen Sie zur Abwechslung Synonyme ein, wie „jederzeit“, „immer“, „vorbildlich“ und   „ausgezeichnet“ oder stellen Sie den Satz um in: „Besonders schätzen wir an ihm/ihr …. „, „hervorheben möchten wir insbesondere… „.

6. Die Gesamtbeurteilung: Standardformulierung bitte!
Die Gesamtbeurteilung erfolgt in einem separaten Satz im letzten Drittel des Zeugnisses. Semantikfans werden einwenden, dass „stets zur vollsten Zufriedenheit“ sprachlich nicht korrekt sei. Das mag sein, aber dafür kennen die meisten diese Standardformulierung und deren Bedeutung und darauf kommt es letztlich im Bewerbungsverfahren an.

7. Das Beste kommt zum Schluss
Zeugnisbücher behandeln die Schlussformulierung oft wie Einzelbeurteilungen und bieten Textbausteine für verschiedene Notenstufen an. Das bedeutet aber nicht, dass Ihnen rechtlich eine bestimmte Schlussformulierung zusteht. Der Arbeitgeber ist grundsätzlich frei in der Schussformulierung, solange das Zeugnis „wohlwollend“ bleibt. Zum guten Stil gehört jedoch, dass in der Schlussformulierung der Beendigungsgrund, ein Bedauern des Ausscheidens und ein Dank für die erfolgreiche Zusammenarbeit enthalten sind sowie „weiterhin viel Erfolg und persönlich alles Gute“ für die Zukunft gewünscht wird. Wenn es bei Vertragsende „knirscht“ zwischen den Parteien, verteilen manche Arbeitgeber hier verbale „Seitenhiebe“, z.B. indem sie Elemente weglassen oder umformulieren. Grundsätzlich kann man als Arbeitnehmer wenig dagegen tun, es sei denn, es werden sogenannte Codes genutzt. Letzteres ist aber nicht leicht zu belegen, was wiederum dafürspricht, nach Möglichkeit selbst einen Zeugnisentwurf zu erstellen und mit dem Arbeitgeber abzustimmen.

Bei arbeitgeberseitiger Kündigung oder einem Aufhebungsvertrag stellt sich oft die Frage, wie der Beendigungsgrund formuliert werden soll. Das hängt stark von der konkreten Situation ab und sollte deshalb Gegenstand der anwaltlichen Einzelberatung sein. Allgemein gilt für Zeugnisse die „Wahrheitspflicht“ sowie der Grundsatz des „Wohlwollens“.

8. Form und Versendung
Was für viele selbstverständlich klingt, wird trotzdem nicht immer beachtet. Das Zeugnis sollte auf einem offiziellen Briefbogen (mit Firmenlogo) des Arbeitgebers verfasst werden. Zwischenzeugnisse werden in der Zeitform Präsenz verfasst, Endzeugnisse im Imperfekt.  Rechtschreib-, Tipp- und Grammatik-Fehler oder verschobene Layouts (z.B. Trennungsstriche) sollte man nicht hinnehmen. Das Arbeitszeugnis ist Ihre Visitenkarte und sollte formell einwandfrei sein. Dazu gehört auch:

  • Vollständiger Name, Geburtsname, Geburtstag & Geburtsort
  • Korrektes Ein- und Austrittsdatum
  • Genaue Positionsbezeichnung/en

Das Zeugnis sollte zudem in einem verstärkten Umschlag versendet werden, damit es nicht knickt.

Herzliche Grüße
Heidi Ahrens
Rechtsanwältin
AHRENSlegal
http://ahrenslegal.de

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